System kontroli zarządczej to sposób oceny funkcjonowania jednostki finansów publicznych, który ma ułatwić zarządzanie nią w uporządkowany sposób.

Choć bywa postrzegany jako zbędna formalność, stanowi kluczowy element zarządzania, pomagający zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości, dostosować bieżące działania do założonych planów, a także poprawić efektywność funkcjonowania jednostki. System ten stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

W myśl przepisów (Ustawa o finansach publicznych) w jednostkach sektora finansów publicznych wdrożenie systemu kontroli zarządczej jest obowiązkowe. Takiemu obowiązkowi podlega także Politechnika Koszalińska.

Warto przy tym pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

1. Kontrola zarządcza nie jest zupełnie nowym narzędziem, stanowi ją większość dotychczasowych działań prowadzonych w ramach zarządzania jednostką.

2. Głównym zadaniem kontroli zarządczej jest wyznaczanie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji.

3. Kontrola zarządcza nie jest kontrolą w potocznym rozumieniu – ponieważ nie koncentruje się na poszukiwaniu nieprawidłowości i sprawdzaniu zgodności działań z procedurami.

4. Kontroli zarządczej nie należy także utożsamiać z kontrolą finansową, gdyż jest ona pojęciem szerszym. Nie należy jej także utożsamiać z audytem wewnętrznych i kontrolą wewnętrzną – są one jedynie jednym z elementów kontroli zarządczej.

Jakie korzyści daje kontrola zarządcza?

Za zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej zawsze odpowiada kierownik jednostki, ale to pracownicy jednostki realizują ją w praktyce. I nie należy traktować jej wyłącznie w kategoriach obowiązku, gdyż właściwie realizowana kontrola zarządcza zapewnia jednostce prawidłowe funkcjonowanie.

Jakie zatem korzyści daje dobrze wdrożona i właściwie realizowana kontrola zarządcza?

- bez właściwie funkcjonującej kontroli zarządczej nie istnieje dobry przepływ informacji; 

- działanie według przejrzystych i akceptowalnych dla wszystkich reguł nie pozostawia zbyt wiele miejsca na błędy i pomyłki;

- planowanie z jasnym rozdziałem uprawnień i odpowiedzialności bezpośrednio wpływa na zarządzanie ryzykiem.

- monitorowanie i ocena pozwalają na bieżąco śledzić procesy, które zachodzą w uczelni i aktywnie, na bieżąco włączać działania zaradcze; w ten sposób można także eliminować błędy spowodowane rutyną lub pośpiechem.

Ważne terminy

Politechnika Koszalińska od kilkunastu lat realizuje obowiązki dotyczące kontroli zarządczej. Aktualnie jej zasady określa Zarządzenie Rektora Politechniki Koszalińskiej z 20 lutego 2024 r. Zasady te obejmują:

- system wyznaczania i monitorowania realizacji celów;

- zasady zarządzania ryzykiem;

- zasady przeprowadzania samooceny oraz przedstawiania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

Warto pamiętać o kilku obowiązkach, z których należy wywiązać się w pierwszych tygodniach roku:

- Do 5 stycznia 2025 należy przygotować rejestr ryzyk;

- Do 15 stycznia 2025 – każda zobowiązana do tego komórka organizacyjna powinna przygotować sprawozdanie z realizacji planu działalności w ramach kontroli zarządczej.

- Do 31 stycznia 2025 r. należy przygotować raport z zarządzania ryzykie oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w obszarze, za który odpowiada dana jednostka. 

Zarządzenie Rektora Politechniki Koszalińskiej Nr/16/2024 w sprawie zasad kontroli zarzadczej.pdf.