Jak zabezpieczyć przedsiębiorstwo na wypadek nieplanowanych zdarzeń związanych np. z nieobecnością pracowników – to pytanie, na które odpowiedź w swojej pracy badawczej stara się znaleźć dr inż. Eryk Szwarc z Wydziału Elektroniki i Informatyki Politechniki Koszalińskiej. Przygotowana przez niego rozprawa, której efektem było uzyskanie stopnia doktora, nosiła tytuł: „Model struktur kompetencji odpornych na zakłócenia”.

Publiczna obrona odbyła się na początku roku na Wydziale Zarządzania Politechniki Warszawskiej, a promotorami byli: dr hab. inż. Grzegorz Bocewicz, prof. Politechniki Koszalińskiej oraz dr hab. Małgorzata Sidor-Rządkowska, adiunkt Politechniki Warszawskiej.

Z dr. inż. Erykiem Szwarcem rozmawiamy o pracy badawczej.

Zacznijmy od podstaw. Co Pan badał, przygotowując rozprawę doktorską?
Moja praca dotyczyła wspomagania menedżerów, kierowników zmian, czy brygadzistów w planowaniu pracy zespołu pracowników i ich kompetencji. Chodzi o takie planowanie, które pozwoli uodpornić zespół na nieprzewidziane zakłócenia, np. absencję.

Badania przypadły głównie na czas pandemii, kiedy absencja w pracy była częstym zjawiskiem. Pracownicy byli kierowani na kwarantannę, a przełożeni musieli z dnia na dzień znaleźć specjalistów, którzy będą umieli obsłużyć maszynę, wykonać zadania biurowe itp.

Żeby uodpornić przedsiębiorstwo na takie sytuacje można zastosować różne podejścia. Jednym z nich jest podejście nadmiarowości zasobów. To tak, jakby mieć więcej maszyn w magazynie, by w momencie, gdy coś się zepsuje, móc wstawić zapasowe urządzenie. Ale można też tak projektować maszyny, by były bardziej wszechstronne.

Podobnie jest z pracownikami: można mieć w zanadrzu dodatkowych specjalistów, albo tak wyszkolić pracowników, by w razie nieobecności kolegów, zawsze było możliwe zastępstwo. Głównym celem moich badań było opracowanie takiej metody, którą menedżer będzie mógł wykorzystać do planowania w swoim zespole takich zmian kompetencji pracowników, które zapewni nieprzerwaną pracę mimo pojawiających się zakłóceń.

To niełatwy problem. Jak przewidzieć, którego pracownika może zabraknąć?
Nie można przewidzieć niezapowiedzianej absencji. Można jedynie rozważyć każdy wariant absencji pojedynczej, podwójnej itd., i sprawdzić czy organizacja jest w stanie realizować zaplanowane czynności w każdym z tych wariantów. Jeśli wyobrazimy sobie przedsiębiorstwo zatrudniające przykładowo 25-iu pracowników to proszę zauważyć jak dużo możliwych jest wariantów nieobecności. Jestem z wykształcenia informatykiem, a poruszyłem tematykę dotyczącą zarządzania. Dotychczasowe badania w ramach tej dyscypliny były z reguły teoretyczne: idee i pomysły. Tak jakby naukowców przerastała kombinatoryczna warstwa rozważanego problemu. Brakowało narzędzi, które pozwoliłyby rozwiązać problemy wynikające z zakłóceń.

W trakcie badań przeanalizowałem istniejące systemy wspomagania decyzji, które służą zarządzaniu kadrami. Wykorzystywane rozwiązania wspomagają decydentów w planowaniu rozwoju zawodowego pracowników. Te systemy sugerują, w jakie kompetencje pracownika zainwestować, w jakich umiejętnościach go doszkolić aby realizować bieżące zadania. Nie przygotowują jednak organizacji na wypadek zaistnienia zakłóceń.

Pan postanowił znaleźć rozwiązanie. W jaki sposób zrealizował Pan ten cel?
Badania trwały cztery lata. W ich trakcie należało zbudować model referencyjny dla danego problemu planowania kompetencji. Ten model opiera się na macierzach: mamy zasoby kadrowe, czynności do wykonania i umiejętności pracowników. W tak powstałej strukturze można dokonywać bardzo dużej liczby zmian kompetencji. Użytkownicy, menedżerowie chcą podejmować optymalne, najmniej kosztowne decyzje. Dlatego w badaniach wykazałem na przykładach, jakich pracowników przeszkolić, by uzyskać odporność na zakłócenia, .

W trakcie prac nad tą metodą skupiłem się na dwóch organizacjach. Jedną z nich była firma informatyczna ze Słupska, a drugą - mój macierzysty Wydział Elektroniki i Informatyki Politechniki Koszalińskiej.

Na naszym wydziale zatrudnionych było łącznie 49 nauczycieli, którzy realizowali program kształcenia na dwóch kierunkach. Wariantów potencjalnych absencji było bardzo dużo, których rozważenie wykracza poza możliwości każdego decydenta. Potrzebny był matematyczny model zaimplementowany w środowisku programistycznym.

Bazuje Pan na problemach, z którymi zarówno pracownicy jak i pracodawcy stykają się codziennie. Czy stworzony przez Pana model można uznać za uniwersalny?
Temat badań wynikał z tego, czym zajmuję się w pracy zawodowej. Przygotowuję plany zajęć na Wydziale Elektroniki i Informatyki i często odczuwam brak narzędzi, które pozwolą uniknąć kłopotów związanych z nieobecnością pracowników.

Modeli uniwersalnych nie ma, ale ten który powstał w wyniku moich badań nazywam elastycznym, ponieważ zastosowałem modelowanie deklaratywne, a nie imperatywne. W przypadku imperatywnego modelowania przygotowujemy algorytm postępowania.

Drugie podejście - deklaratywne - polega na tym, że skupiamy się tylko na modelu czyli na danych i ograniczeniach. Modele deklaratywne implementujemy w dedykowanych temu środowiskach programistycznych, które same w sobie mają techniki obliczeniowe i w ten sposób wyznaczane jest rozwiązanie problemu. Opracowany model można zastosować w realiach różnych firm, uwzględniając oczywiście ich specyfikę (dodając stosowne dane i ograniczenia).

To podejście zostało docenione przez naukowców prowadzących badania w dziedzinie zarządzania. Nie było do tej pory ilościowych metod, które w zakresie kompetencji pracowników pozwalałaby uodpornić się na różnego rodzaju zagrożenia, których doświadczają przedsiębiorstwa branży produkcyjnej, programistycznej, medycznej itp..

Te poszukiwania kojarzą się z sytuacją z okresu pandemii, gdy naukowcy starali się opracować szczepionkę, która niweluje skutki zachorowania na COVID-19.
Odporność na zakłócenia w przedsiębiorstwie rzeczywiście przypomina odporność ludzkiego organizmu. Dla człowieka zakłóceniem może być wirus. Jeśli chcemy się na niego uodpornić, musimy zadbać o dobre warunki: regularny sen, ruch, zróżnicowaną dietę. Można też zdecydować się na szczepienie. Model, który powstał na podstawie moich badań, może natomiast stać się swoistą szczepionką dla biznesu. Wykorzystuje przy tym dorobek kilku dziedzin wiedzy.

Na czym polega interdyscyplinarność Pana pracy?
Moja praca proponuje rozwiązania dla zarządzania, bo w takiej dyscyplinie była procedowana. Wykorzystuje przy tym dobrodziejstwa informatyki. W ten sposób łączy różne dziedziny wiedzy. To nie jest jedynie teoretyczna praca, w której prześcigamy się na definicje. Daje praktyczne narzędzia, którymi może posługiwać się decydent.

Naukowcy z dziedziny zarządzania nie zawsze są w stanie znaleźć rozwiązanie problemu, bo nie dysponują niezbędną informatyczną wiedzą. Dlatego korzystają z osiągnięć innych dyscyplin. Informatyka także czerpie z innych nauk - z biologii czy nauk społecznych - szukając algorytmów rozwiązywania problemów. Bo opierając się na metodach matematycznych nie zawsze jesteśmy w stanie znaleźć sposób postępowania.

Nauka pozwoliła nam objaśnić tak dużo spraw. Wciąż jednak natrafiamy na takie szczegóły, które otwierają nam drogę umożliwiającą szukanie kolejnych rozwiązań. Łączymy dziedziny wiedzy. Możliwość szukania rozwiązań nigdy się nie kończy i właśnie to jest fascynujące w świecie nauki.

Łączenie pracy zawodowej z badaniami naukowymi nie było chyba dla Pana prostą sprawą?
Nad doktoratem zazwyczaj pracowałem po powrocie z uczelni, często do późnych godzin nocnych. Zostawało kilka godzin na sen. W domu jest szereg spraw do załatwienia. Na szczęście ogromnym wsparciem była dla mnie rodzina. Wiele cennych rad, niekiedy w trakcie wieczornych rozmów telefonicznych, uzyskałem od współpracowników mojej Katedry.

Rozprawę przygotowywałem w trybie eksternistycznym, to znaczy, że obowiązywały mnie te same wymogi, jakie stawiane są słuchaczom Szkoły Doktorskiej Politechniki Warszawskiej. Inaczej mówiąc, musiałem wykazać się uzyskaniem efektów uczenia się, które doktoranci tamtej uczelni zdobywają w trakcie studiów trzeciego stopnia. Doświadczenie i aktywność zawodowa pozwoliła spełnić wszystkie wymagania. Ponadto praca doktorska, podobnie jak innych doktorantów podlegała ocenie trzech recenzentów. Dwaj recenzenci – dr hab. Jakub Swacha, profesor Uniwersytetu Szczecińskiego i dr hab. Paweł Wyrozębski, prof. Szkoły Głównej Handlowej – wnioskowali o jej wyróżnienie. Ich rekomendację komisja doktorska przyjęła jednogłośnie. Dla mnie stało się to zachętą do dalszych badań naukowych.

Uważam, że naukowiec musi być aktywny. Powinien stale podejmować nowe wyzwania. Chcę nadal działać w świecie nauki i dostarczać rozwiązania problemów spotykanych w rzeczywistości.

rozmawiała Marcelina Marciniak 

fot. Adam Paczkowski